I en stadigt skiftende forretningsverden søger virksomhedsledere konstant efter måder at tilføre værdi til deres organisationer. De ønsker at fokusere på de centrale kernekompetencer, der driver strategisk vækst, uden at blive distraheret af de nødvendige, men ikke-strategiske, støttefunktioner. En metode, som mange virksomheder benytter sig af for at håndtere denne udfordring, er etablering af Shared Service Centers (SSC), hvor ikke-strategiske processer samles i separate organisationer.

Hvad er et Shared Service Center (SSC)?

Et Shared Service Center er en organisatorisk enhed, der er dedikeret til at håndtere bestemte støttefunktioner og aktiviteter på vegne af flere forretningsenheder inden for samme organisation. Det primære formål med et SSC er at opnå effektivitet og forbedre servicekvaliteten ved at centralisere disse støtteprocesser.

Typer af Ydelser

SSC’er forekommer oftest i større og mere komplekse organisationer med betydelige volumener og flere forretningsenheder. Typiske tjenester, der udskilles og samles i SSC’er, omfatter:

• Finansfunktioner: Dette kan omfatte regnskab, fakturering, lønadministration og økonomistyring.
• IT-support: Levering af it-tjenester og support til hele organisationen.
• Human Resources (HR): HR-processer såsom rekruttering, medarbejderadministration og lønadministration.
• Indkøb: Håndtering af indkøbsaktiviteter og leverandøraftaler.
• Finansiering: Administration af finansielle instrumenter og investeringer.
• Indkøb: Optimering og styring af indkøbsaktiviteter.

Fordele

Etablering af et Shared Service Center kan medføre en række fordele for en organisation, herunder:

• Omkostningsreduktion: Ved at samle processer opnår organisationen stordriftsfordele og omkostningsbesparelser.
• Forøget produktivitet: Ved at fokusere på effektivitet kan SSC’er forbedre de leverede tjenester og levere dem hurtigere.
• Teknologiske Forbedringer: SSC’er har ofte adgang til de nyeste teknologier og værktøjer, der forbedrer processer og ydelsesniveauer.
• Forbedret kundeservice: Gennem standardiserede processer og bedre styring kan SSC’er øge kvaliteten af de leverede tjenester.

Barrierer og Udfordringer

Selvom der er betydelige fordele ved at etablere SSC’er, er det afgørende, at organisationer er opmærksomme på potentielle barrierer for succes. Dette kan omfatte:

• Interne Barrierer: Kulturelle forskelle, sprogbarrierer og medarbejdermodstand kan påvirke overgangen til et SSC.
• Eksterne Barrierer: Skattemæssige og lovgivningsmæssige udfordringer, kundemodstand og mangel på kvalificeret personale kan også være forhindringer.

Nøgleelementer for Succes

For at sikre, at etableringen af et SSC bliver en succes, skal organisationer overveje følgende aspekter:

• Ledelsesbemyndigelse og engagement: Ledelsens aktive støtte er afgørende for en vellykket implementering af et SSC.
• Effektiv kommunikation: Åben og rettidig kommunikation med berørte parter er vigtig.
• HR-ledelse: Fastholdelse af dygtige medarbejdere er afgørende.
• Procesudvikling og optimering: Identifikation og standardisering af processer.
• Stærk projektledelse: Effektiv styring og gennemførelse af overgangen til et SSC.
• Proaktiv risikostyring: Identifikation og styring af mulige risici.
• Kulturforståelse: Forståelse af tværkulturelle og grænseoverskridende forhold.
• Interessentstyring: Opfyldelse af behovene hos alle berørte interessenter.

Serviceaftaler og Måleparametre

En afgørende komponent i driften af et SSC er oprettelsen af serviceaftaler mellem SSC og de forretningsenheder, som det betjener. Disse serviceaftaler bør indeholde klare måleparametre for de ydelser, som SSC skal levere til forretningsenhederne. På denne måde kan resultaterne evalueres og forbedres over tid.

Sammenfattende er Shared Service Centers en effektiv måde for organisationer at opnå omkostningsbesparelser og forbedre støttefunktionernes ydeevne. Selvom der er udfordringer ved at etablere et SSC, kan de potentielle fordele være betydelige, især for større og mere komplekse organisationer, der opererer på tværs af flere enheder.