Udførelse af beholdningseftersyn er en del af revisionsbeviset, ved revision af likvide beholdninger.

Et beholdningseftersyn er en proces, hvor en revisor eller revisorteam udfører en systematisk gennemgang og kontrol af en virksomheds beholdninger og kontante midler. Formålet med et beholdningseftersyn er at verificere, om de registrerede beholdninger stemmer overens med de faktiske fysiske beholdninger og at sikre, at der ikke er nogen væsentlige afvigelser eller uregelmæssigheder.

Vurderingen af, hvornår og hvor ofte et uanmeldt beholdningseftersyn skal udføres, er afgørende for virksomhedens interne kontrol. I virksomheder uden funktionsadskillelse mellem likvidforvaltning, registrering og kontrol bør et årligt eftersyn være standard. I virksomheder med effektiv intern kontrol kan revisoren dog overveje at udføre disse eftersyn i turnus. Ifølge nyere responsa er det uanmeldte beholdningseftersyn en specifik revisionshandling, som revisor kan vælge for at minimere risici for væsentlig fejlinformation på grund af besvigelser.

Udførelse af Uanmeldt Beholdningseftersyn

Det uanmeldte beholdningseftersyn skal opfylde tre kriterier:

1. Uanmeldt: Det må ikke være meddelt på forhånd.
2. Uberegneligt: Det skal foretages på en anden dato end året før.
3. Ubetinget: Det gennemføres, uanset om det er bekvemt.

I tilfælde, hvor gennemførelsen af eftersynet ikke er mulig, f.eks. hvis de ansvarlige personer ikke er til stede, og de nødvendige oplysninger ikke kan indhentes, skal revisoren straks informere den daglige ledelse og dokumentere dette i revisionsprotokollen.

Fastlæggelse af Procedure

Ved starten af eftersynet rekvireres følgende:

• Fysisk kassebeholdning, valuta og bilag.
• Balance og kontospecifikationer låses.
• Udskrifter af bankbeholdninger og værdipapirer.
• Fysiske værdipapirer.

Revisor skal være opmærksom på de ansvarliges adfærd under eftersynet og efterfølgende.

Revisionshandlinger

Efter fastlåsning af beholdninger og bogføring udfører revisoren følgende:

• Optælling og afstemning af kontantbeholdninger.
• Notering af ikke-bogførte udlæg og fakturaer.
• Gennemgang af bogføringsbalance.
• Afstemning af bankbeholdninger.
• Gennemgang af ikke-bogførte bilag.
• Afstemning af debitor- og kreditorlister.
• Eventuel udsendelse af saldomeddelelser til debitorer eller kreditorer.
• Eftersyn af væsentlige balanceposter, samt at der er foretaget løbende bogføring.

Forhold som skal vække mistanke ved et beholdningseftersyn

Nedenfor er eksempler på indikationer på uregelmæssigheder og forhold, der bør vække mistanke ved et beholdningseftersyn:

Kassebeholdning:

• Kunden trækker tiden i forbindelse med kasseoptælling og forsøger at få tid alene med kassebeholdningen.
• Reaktion: Anmod kassereren om at få adgang til kassebeholdningen med det samme og iagttag kassereren i hele tidsrummet.
• Kassebeholdningen indeholder gentagne gange mange, store eller udaterede udlæg.
• Reaktion: Noter alle udlæg og indhent bekræftelse fra modtager af udlæg.
• Den optalte kassebeholdning stemmer ikke med bogføringen, og kassereren kommer med et “ikke bogført” udlæg, som lige er indsat i banken.
• Reaktion: Dette kan være produceret for at dække over tyveri fra kassen.

Bankbeholdning:

• Revisionen af bogførte bilag før eftersynsdatoen viser, at der er bogført på bankkontoen uden dokumentation.
• Reaktion: Fortag en kontrol mellem bankens transaktioner og bogføringens transaktioner.

Anden gæld:

• Gebyrer vedrørende for sent betalt a-skat, am-bidrag.
• Reaktion: Kontroller betalinger til skat.

Disse eksempler er typiske tegn på uregelmæssigheder, og revisoren skal være opmærksom på dem under beholdningseftersynet for at identificere potentielle risici og fejl. Ved at reagere på disse tegn kan revisoren minimere risikoen for fejlagtige eller vildledende oplysninger i virksomhedens regnskaber.

Rapportering

Ved betydelige mangler i intern kontrol rapporterer revisor disse til virksomhedens ledelse. Der skal altid rapporteres til ledelsen, når der er væsentlige forhold vedrørende revisionen, delkonklusioner eller forhold af ledelsesmæssig interesse.

Det uanmeldte beholdningseftersyn er en kritisk del af revisors arbejde og bidrager til at sikre en pålidelig og troværdig revision.