Funktionsadskillelse er en central del af en virksomheds interne kontrol. Det handler om at opdele ansvarsområder og arbejdsopgaver på en måde, der minimerer risikoen for svig eller fejl. Denne praksis bidrager til at sikre pålideligheden og integriteten af virksomhedens regnskabsaflæggelse og drift. 

Hvad er Funktionsadskillelse

Funktionsadskillelse omfatter opdeling af ansvar for arbejdsopgaver på tværs af forskellige funktioner eller roller i virksomheden. Formålet er at sikre, at ingen enkeltperson har fuld kontrol over en proces, der potentielt kan give anledning til misbrug eller fejl.

Eksempler:

• Adskillelse af likviditetsstyring og bogføring.
• Adskillelse af salg og kreditvurdering af kunder.
• Adskillelse af indkøb og betaling af fakturaer.
• Adskillelse af lønadministration og godkendelse af lønbetalinger.

Hvorfor er Funktionsadskillelse Vigtig?

1. Forebyggelse af Svig: Funktionsadskillelse er en vigtig kontrolforanstaltning for at forhindre svig. Hvis én person har fuld kontrol over en proces uden nogen form for overvågning eller kontrol, kan det skabe mulighed for misbrug.
2. Fejlminimering: Ved at opdele ansvarsområderne reduceres risikoen for fejl. Flere øjne på en proces øger sandsynligheden for at opdage og rette fejl i tide.
3. Tillid og Integritet: En virksomhed med en klart defineret funktionsadskillelse signalerer tillid og integritet. Det sender et budskab om, at virksomheden tager kontrol og ansvar alvorligt.

Implementering

• Begrænsninger i Små Virksomheder: I mindre virksomheder kan det være vanskeligt at etablere fuldstændig funktionsadskillelse på grund af begrænsede ressourcer. I disse tilfælde kan ejerens direkte involvering kompensere for den manglende adskillelse, men det kan også skabe en risiko for omgåelse af kontroller.

• Revisors Rolle: En revisor spiller en central rolle i vurderingen af virksomhedens funktionsadskillelse. Revisor kontrollerer, om der er etableret tilstrækkelige kontrolforanstaltninger og identificerer eventuelle svagheder i den interne kontrol.

Revisors reaktion

Manglende funktionsadskillelse er en svaghed i den interne kontrol, som revisoren skal rapportere til virksomhedens bestyrelse. Revisoren kan også identificere kompenserende kontroller, der kan reducere risikoen, men det er vigtigt at vurdere deres effektivitet.

• Kompenserende Kontroller: Disse kontroller kan omfatte loft over beløb, godkendelsesprocedurer og efterfølgende kontrol. Revisoren skal vurdere, om disse kontroller effektivt reducerer risikoen for misbrug eller fejl.

Funktionsadskillelse er en essentiel del af enhver virksomheds interne kontrolmiljø. Det er nøglen til at minimere risici og sikre pålideligheden af virksomhedens regnskabsaflæggelse og drift.