Bogføringsloven udgør en central del af den danske lovgivning vedrørende regnskabs- og bogføringspraksis for virksomheder. Lovens formål er at sikre, at virksomheder fører en korrekt og pålidelig bogføring, som dokumenterer virksomhedens økonomiske transaktioner på en systematisk og gennemskuelig måde. Her er nogle introducerende pointer om bogføringsloven og dens krav:

1. Formålet med bogføringsloven: Bogføringsloven har til formål at sikre, at virksomheder fører en pålidelig og retvisende bogføring, der kan danne grundlag for korrekt regnskabsaflæggelse og skatteberegning.
2. Omfang af loven: Loven gælder for alle virksomheder og organisationer, uanset størrelse og juridisk form, der driver erhvervsmæssig virksomhed i Danmark.
3. Krav til bogføring: Bogføringsloven fastsætter detaljerede krav til, hvordan bogføringen skal foregå. Dette inkluderer krav om korrekt tidsmæssig rækkefølge, klarskrift eller brug af IT-systemer, og foretagelse af registreringer snarest muligt.
4. Registreringskrav: Lovgivningen kræver, at virksomheder registrerer alle økonomiske transaktioner i bogføringen. Dette omfatter alt fra indtægter og udgifter til aktiver og passiver.
5. Opbevaringspligt: Bogføringsloven fastsætter også regler for, hvor længe regnskabsmateriale skal opbevares. Generelt skal regnskabsmateriale opbevares i mindst 5 år, men der kan være særlige regler for visse typer af dokumenter.
6. Krav til dokumentation: Der skal være tilstrækkelig dokumentation for alle registreringer i bogføringen. Dette inkluderer bilag og andre dokumenter, der støtter de foretagne transaktioner.

Samlet set er bogføringsloven afgørende for at sikre, at virksomheder fører en pålidelig og gennemsigtig bogføring, der overholder lovgivningens krav og standarder.

Registreringskrav i bogføringsloven

Registreringskravene ifølge Bogføringsloven inkluderer følgende:

1. Korrekt Tidsmæssig Rækkefølge: Alle transaktioner skal registreres i korrekt kronologisk rækkefølge for at sikre en nøjagtig bogføring.
2. Klarskrift eller IT: Registreringer skal være i enten klarskrift eller digital form, der altid kan udskrives for at sikre dokumentation. Bemærk at den nye bogføringslov kræver at dette foreligger digital fra 1. juli 2024.
3. Foretagelse Snarest Muligt: Registreringer skal foretages så snart som muligt efter transaktionen for at undgå fejl eller glemsler.
4. Henvisning til Bilags- og Dokumentationsmateriale: Enhver registrering skal indeholde en henvisning til det relevante bilags- og dokumentationsmateriale samt datoen for transaktionen.

Beskrivelsen af registreringen skal tilpasses virksomhedens art og omfang og kan omfatte følgende elementer:

• Organisationsdiagram: En illustration af virksomhedens organisatoriske struktur for at forstå ansvarsområder og rapporteringslinjer.
• Bøger og Journaler: En liste over de bøger og journaler, der anvendes til registrering af forskellige typer transaktioner.
• Bogføringskredse: Opdeling af bogføringsansvar baseret på specifikke funktioner eller afdelinger i virksomheden.
• Kontoplan/Konteringsinstruks: En struktureret liste over konti og konteringsinstruktioner, der angiver, hvordan forskellige typer transaktioner skal bogføres.
• Bilagstyper, Mapper, Indeksering: Organisation og klassificering af bilagstyper, opbevaringsmapper og indekseringsmetoder for nem adgang og revision.
• Kontroludskrifter: Periodiske rapporter, der viser sammenfatninger af bogførte transaktioner og eventuelle afvigelser eller fejl.
• Attestationsforhold: Krav og procedurer for godkendelse og attestation af transaktioner af relevante personer.
• Funktionsbeskrivelser/Afstemningskrav: Beskrivelser af ansvarsområder og krav til afstemning af bogførte data.
• Økonomihåndbog: En detaljeret vejledning i virksomhedens økonomistyring, procedurer og politikker.
• Koncernhåndbog: Specifikke retningslinjer og procedurer for bogføring og økonomistyring for koncernforbundne virksomheder.
• Momshåndbog: Instruktioner og retningslinjer for korrekt bogføring og rapportering af momsrelaterede transaktioner i overensstemmelse med gældende lovgivning.
• Bogføringsprocedurer: Beskrivelse af bogføringsprocedurer, således en udefra kommende kan forstå selskabets registeringer af bogføringsposteringer mv.

Opbevaring af Regnskabsmateriale

Regnskabsmaterialet, som skal opbevares i overensstemmelse med gældende lovgivning, omfatter følgende:

1. Registreringer: Dette inkluderer alle transaktionsspor, der er foretaget, såsom indtastninger i bogføringssystemet.
2. Beskrivelse af Bogføring: En detaljeret beskrivelse af bogføringen og systemerne, der anvendes til elektronisk databehandling.
3. Bilags- og Dokumentationsmateriale: Alle bilag og dokumenter, der støtter de foretagne registreringer, herunder afstemninger og andre relevante oplysninger.
4. Årsregnskaber og Revisionsprotokoller: De endelige årsregnskaber samt eventuelle revisionsprotokoller skal også opbevares.

Generelle krav og retningslinjer for opbevaring af regnskabsmateriale inkluderer:

• Opbevaringsperiode: Regnskabsmaterialet skal opbevares i mindst 5 år, med undtagelse af visse interne salgsbilag for detailvirksomheder, der kun skal opbevares i 1 år efter underskrivelsen af årsregnskabet.
• Fysisk eller Elektronisk Opbevaring: Materialet kan opbevares enten i fysisk form (papirformat) eller elektronisk, men det skal være tilgængeligt for offentlige myndigheder i landet. Der er krav om opbevaring af materiale i et digitalt bogføringssystem fra regnskabsår som starter efter 1. juli 2024.
• Nøjagtighed og Tidshensigtsmæssighed: Registreringerne skal være nøjagtige, foretages snarest muligt og i den rækkefølge, de opstår.
• Kontrolspor: Der skal være dokumentation for godkendelser og attestationer enten direkte på bilag eller via adgangskontroller til IT-systemer.
• Transaktionsspor: Det skal være muligt at følge registreringerne og deres sammenhæng med de aflagte regnskaber, samt at opløse regnskabsposter til de registreringer, de er sammensat af.

Det skal bemærkes, at disse krav ikke gælder for kassestrimler og interne bilag i detailhandelsvirksomheder i henhold bogføringslovens krav.