Et digitalt bogføringssystem er en online service eller software, der tillader virksomheder at indtaste transaktioner og opbevare registreringer samt bilag, enten direkte på udbyderens server eller hos en tredjepart med sikkerhedskopiering. De fleste virksomheder benytter enten et abonnementsbaseret cloud-system, hvor de løbende betaler for bogføringsfunktionerne, eller et licensbaseret hybrid-system, hvor de køber en licens til et lokalinstalleret bogføringsprogram. Begge typer betegnes som standardsystemer. Nogle virksomheder vælger dog at få udviklet et specialtilpasset bogføringssystem til deres behov.

De tre primære krav ifølge Bogføringsloven og kravbekendtgørelsen til et digitalt bogføringssystem er:

1. Systemet skal muliggøre løbende registrering af virksomhedens transaktioner, inklusive bilag, og sikre betryggende opbevaring af disse data i mindst fem år.

2. Systemet skal have passende tekniske og organisatoriske IT-sikkerhedsforanstaltninger for at opretholde et højt IT-sikkerhedsniveau, herunder bruger- og adgangsstyring samt automatisk sikkerhedskopiering af data.

3. Systemet skal kunne automatisere administrative processer, såsom automatisk fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer samt mulighed for kontering i overensstemmelse med offentlige standardkontoplaner i registrerede bogføringssystemer.

Bogføringssystemets funktioner

Erhvervsstyrelsen lægger vægt på 4 områder ved godkendelse af digitale bogføringssystemer, som er e-fakturering, SAF-T, bankafstemning og IT-sikkerhed:

E-fakturering:

– Sikre, at kunderne kan sende og modtage e-fakturaer direkte i bogføringssystemet.

– Mulighed for enten at blive leverandør af e-fakturering eller give adgang til e-fakturering via en ekstern leverandør.

– Krav om understøttelse af den danske standard i Nemhandel (OIOUBL) og den europæiske standard Peppol BIS for udenlandske handler.

SAF-T (Standard Audit File – Tax):

– Systemet skal understøtte standardfilformatet SAF-T, som defineret af skattemyndighederne og Erhvervsstyrelsen.

– Mulighed for at oprette, importere og eksportere en standardiseret fil indeholdende relevante bogføringsdata og bilag.

– Filen skal være tilgængelig for kunden og opbevares sikkert i systemet.

Bankafstemning:

– Systemet skal kunne importere bankdata direkte fra virksomhedens bank.

– Importen kan ske via en CSV-fil eller ved brug af et API, som bankerne stiller til rådighed.

– Formålet er at lette afstemningen af bogføringen med banktransaktioner og sikre nøjagtighed og effektivitet i bogføringen.

IT-sikkerhed:

– Implementering af passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.

– Gennemførelse af en risikovurdering af IT-sikkerheden på forskellige områder.

– Mulighed for at opnå relevant certificering som ISAE 3402 eller IEC/ISO 27001-2017.

– Vurdering af systemets sikkerhed af Erhvervsstyrelsen, herunder hensyntagen til erklæringer fra godkendte revisorer og mærkningsordninger som D-mærket.

– Formålet er at beskytte virksomhedernes data mod uautoriseret adgang og misbrug samt at opretholde et højt niveau af sikkerhed i systemet.