Effektiv styring og klart ansvar er afgørende for enhver organisation, og det er bestyrelsens forretningsorden, der sætter scenen for dette i både anpartsselskaber og aktieselskaber. I Selskabslovens § 130, stk. 1 fastsættes kravene til udarbejdelsen af bestyrelsens forretningsorden.

Hvorfor Bestyrelsens Forretningsorden?

Formålet med bestyrelsens forretningsorden er flerfoldigt:

• Opmærksomhed på Pligter: Forretningsordenen sikrer, at hvert bestyrelsesmedlem er opmærksom på deres specifikke pligter og ansvar. Dette skaber en mere klar og struktureret arbejdsproces i bestyrelsen.
• Øget Ansvarsgrundlag: Ved at fastsætte klare retningslinjer øges ansvarsgrundlaget for bestyrelsens medlemmer. Dette er vigtigt, især når det kommer til ansvar i forhold til selskabets økonomiske og juridiske forhold.
• Aktiv Handlepligt: Forretningsordenen skærper bestyrelsens aktive handlepligt. Det indebærer, at bestyrelsen skal træffe beslutninger og overvåge direktionen og organisationens drift.

Selskabslovens Minimumskrav til Forretningsorden

Selskabsloven specificerer klart minimumskravene til bestyrelsens forretningsorden, især for børsnoterede og statslige aktieselskaber. Disse minimumskrav omfatter:

• Konstitution og Beslutningsdygtighed: Fastlæggelse af bestyrelsens konstitution og beslutningsdygtighed samt regelmæssige mødeintervaller.
• Arbejdsdeling: Klare retningslinjer for arbejdsdelingen mellem bestyrelse og direktion, inklusive arbejdsgange, bemyndigelser og instruktioner.
• Tilsyn: Bestyrelsens rolle i at føre tilsyn med direktionens ledelse af selskabet og eventuelle dattervirksomheder.
• Bøger og Protokoller: Retningslinjer for oprettelse og føring af selskabets bøger, fortegnelser og protokoller.
• Organisation: Bestyrelsens stillingtagen til selskabets organisatoriske aspekter, såsom regnskabsfunktion, intern kontrol, edb-organisation og budgettering.
• Møder: Regler om afholdelse af skriftlige og elektroniske møder og bestyrelsens tavshedspligt.
• Suppleanter: Anvendelse af suppleanter og deres rolle i bestyrelsen.
• Informationsindsamling: Indhentning af nødvendige oplysninger til varetagelse af bestyrelsesmedlemmernes hverv.
• Opfølgning og Stillingtagen: Bestyrelsens ansvar for opfølgning på planer, budgetter og andre finansielle forhold, såsom likviditet, ordrebeholdning og finansieringsforhold.
• Revisionsprotokol: Bestyrelsens gennemgang og stillingtagen til revisionsprotokollen inden underskrivelse.
• Gennemgang i Løbet af Året: Bestyrelsens forpligtelse til at gennemgå perioderegnskaber og vurdere budgettet og eventuelle afvigelser.
• Behov for Intern Revision: Stillingtagen til behovet for intern revision.

Indsendelse til Erhvervsstyrelsen

For statslige aktieselskaber er det også et krav, at bestyrelsens forretningsorden indsendes til Erhvervsstyrelsen.

Bestyrelsens forretningsorden er en central del af god selskabsledelse og sikrer, at bestyrelsen fungerer effektivt og i overensstemmelse med lovgivningen. Dette skaber klarhed og gennemsigtighed i beslutningsprocessen og styrker virkskabets drift og juridiske overholdelse.